Se você possui uma pequena empresa, você pode saber o quanto a cobrança de dívidas pode ser difícil. A cobrança é muitas vezes um dos principais pontos que levam muitas empresas a dificuldades financeiras. Mas você pode diminuir o valor dos pagamentos em atraso que são devidos a sua empresa com algumas medidas simples e bem-sucedidas.

Se você possui uma pequena empresa, você pode saber o quanto a cobrança de dívidas pode ser difícil. A cobrança é muitas vezes um dos principais pontos que levam muitas empresas a dificuldades financeiras. Mas você pode diminuir o valor dos pagamentos em atraso que são devidos a sua empresa com algumas medidas simples e bem-sucedidas. É possível ao longo do tempo detectar problemas antes de se tornarem de maior complexidade, ou mesmo antes de acontecerem, como tornar uma simples cobrança em uma disputa judicial que se arrasta por anos. Desta forma, saber tomar atitudes adequadas como uma cobrança amigável por meio de uma carta ou uma notificação de atraso pode ajudar em muito na saúde financeira de sua empresa. Para fazer cobranças bem sucedidas, é vital não assediar as pessoas que lhe devem dinheiro com longas chamadas telefônicas ou deixando mensagens diárias, por exemplo, e também não ameaçar ou ofender um cliente que está débito. Por isso, as cartas de cobranças bem escritas e elaboradas podem ser suas grandes aliadas. Para ajudá-lo, explicamos em sete etapas pouco mais sobre a carta de cobrança.

1 – O que é uma carta de cobrança? Carta de cobrança é um documento que comunica ao devedor a existência de uma dívida. Geralmente, a carta de cobrança é utilizada após contatos por telefone, SMS ou e-mail e antes de uma ação judicial. A opção de acionar o cliente na justiça torna-se necessária somente depois de se esgotarem todas as opções extrajudiciais. Mesmo com uma eventual decisão favorável em juízo o prazo para receber a quantia devida pode demorar até mesmo por alguns anos. Por isso, a carta de cobrança pode ser uma forma mais rápida e eficaz de receber débitos vencidos quando bem utilizada. Essa forma tradicional de “lembrar ao cliente sobre os seus débitos”, pode obter um índice mais alto de retorno para cobranças. Além disso, também serve de registro caso seja necessário levar à cobrança à justiça.

2 – Como elaborar uma carta de cobrança? Em primeiro lugar, deve-se, principalmente, ficar atento a importância de utilizar um tom neutro e amigável para que o cliente não se sinta ofendido. O Código de Defesa do Consumidor – CDC, também é bastante claro condenar qualquer tipo de ameaça, constrangimento ou exposição ao ridículo.

3 – Informações que devem constar na carta de cobrança: – Origem da dívida; – Valor das parcelas ou do total em atraso; – Data de vencimento; – Nome e cargo do remetente; – Assinatura do remetente; – Orientação sobre os procedimentos para o pagamento. – Prazo para regularizar a pendência até que seu nome seja cadastrado no SPC, por exemplo, ou outra medida caíbel que será tomada.

4 – Precauções para o envio da carta de cobrança Preserve a privacidade do cliente e respeite o Código do Consumidor, para que o devedor não seja exposto. O assunto da carta deve constar apenas no interior do envelope. Também é importante endereçar a cobrança de forma adequada, evitando que outras pessoas abram e leiam o conteúdo.

5 – Como fazer uma boa carta de cobrança? Para ter retorno, é importante definir um prazo para o recebimento e solicitar uma ação como o pagamento do boleto que você envia em anexo ou depósito bancário. Também, talvez, seja necessário enviar mais de uma carta. Para isso, será preciso fazer um planejamento de quantas cartas serão enviadas, em que periodicidade e o conteúdo de cada uma. Visto que a primeira deverá ser mais “branda” que a segunda e a terceira. Na última, por exemplo, você pode avisar que caso não ocorra o pagamento, a cobrança será enviada a uma agência de cobrança ou até mesmo para a justiça.

6 – Quais são os modelos de carta de cobrança? Carta de cobrança amigável: essa carta é para o cliente “esquecido”, e deverá descrever o valor e data dos serviços prestados e as condições para a quitação do montante. A empresa também deve-se à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas sobre o ocorrido. Carta de atraso de pagamento: este modelo de carta tem como objetivo informar que os pagamentos relacionados a determinado título ainda não foram detectados pela empresa. Importante incluir número, valor e data de vencimento em questão. Carta de notificação de cobrança: a empresa notifica o cliente de que há um pagamento em atraso. Os dados do boleto, como data, valor e serviços aos quais se referem também devem constar no documento. Nesta carta, pode-se se dizer que a não quitação poderá levar a medidas legais caso o pagamento não seja feito após um número determinados de dias após o vencimento. Carta de notificação de atraso: este modelo de carta de cobrança explica ao cliente o atraso no pagamento de determinado título e deve constar o número, o vencimento e os serviços aos quais se refere a cobrança. Também deverá estar descrito o prazo para regularizar, assim como as consequências legais do não cumprimento do mesmo.

7 – O que diz o Código de Defesa do Consumidor? Os cuidados com as palavras e a apresentação da carta de cobrança estão previstos no artigo 71 do Código de Defesa do Consumidor: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.” O descumprimento dessas normas pode impor pena de três meses até um ano de detenção, e também multa para a empresa emissora da carta de cobrança. Bônus – Como adequar a carta de cobrança as suas necessidades? Certifique-se de fazer as suas cobranças de forma eficiente e em conformidade com a lei, mas não deixe os inadimplentes afundarem o seu negócio. Lembre-se que o conteúdo de uma carta de cobrança deverá ser adequado aos diferentes perfis de destinatário, sem excessos e em concordância com o que prevê o Código de Defesa do Consumidor, ou seja, não deve constranger o devedor. Por isso, caso você tenha dúvidas de como elaborar este documento, a Juridoc ajuda a criar a sua carta de cobrança, de forma mais rápida e econômica. Em alguns cliques, você tem um documento seguro, de qualidade e pronto para ser utilizado.