Vejamos 4 dicas úteis que devem ser levadas em conta na hora de montar suas folhas de pagamento. Acompanhe!

1. Defina uma estrutura de cargos e salários

O primeiro passo para fazer folha de pagamento é definir as funções de cada colaborador e suas devidas remunerações. Fica difícil manter as informações organizadas e corretas quando o gestor desconhece a estrutura de trabalho da sua equipe.
Uma estrutura de cargos e salários padronizada e que indique o que efetivamente cada funcionário representa hierarquicamente dentro da organização proporciona ao gestor um planejamento e controle financeiro mais eficiente, além de gerir com maior assertividade novas contratações, demissões, bonificações, entre outros.
Ao padronizar a estrutura operacional das funções de cada colaborador é possível criar uma política de cargos e salários, o que torna a folha de pagamento sempre organizada e atualizada. Além disso, retém os bons funcionários e atrai outros profissionais para a organização.

2. Programe e automatize os pagamentos

É fundamental que o gestor tenha a tecnologia como aliada na hora de fazer folha de pagamento. A tarefa de calcular as remunerações mensais de cada colaborador mensalmente, as horas extras e banco de horas, faltas e atrasos pode se tornar bastante complicada quando realizada manualmente.
Adotar um software que realize todos os cálculos da folha de pagamento de forma automática é a melhor forma de evitar erros e agilizar todos os processos. Ou seja, fazer folha de pagamento de forma automatizada possibilita que os pagamentos possam ser programados para ocorrerem rotineiramente dentro de datas agendadas mensalmente.
Ao fazer a gestão da folha de pagamento de forma correta e organizada, a empresa elimina possibilidades de esquecimentos, atrasos ou mesmo qualquer outro tipo de imprevisto.
Além disso, ao contar com um software de gestão é possível acompanhar todo o histórico de trabalho do funcionário, as transações de pagamentos e fazer uma gestão eficiente das finanças. 

3. Mantenha os dados sempre atualizados

Manter os dados referentes à folha de pagamento organizados é regra de ouro para manter a empresa alinhada com as exigências trabalhistas e previdenciárias.
Com a implementação do e-Social uma série de obrigações acessórias passaram a exigir das empresas um maior detalhamento sobre todas as informações trabalhistas. Isso significa que é imprescindível manter atualizados todos os dados.
No caso de as informações transmitidas não estarem de acordo, as empresas podem ser impedidas de enviar as obrigações no prazo ― o que resulta em multas e outras penalidades.

4. Controle as horas trabalhadas

Para empresas que mantêm mais de 10 funcionários devidamente regidos pela Consolidação das Normas Trabalhistas (CLT), a legislação exige que o registro de ponto ocorra de forma manual, mecânica ou eletrônica, bem como o relatório de horas, que deve ser assinado ao final de cada mês pelo trabalhador.
No entanto, se empresa tem menos de 10 funcionários, o registro de horas se torna facultativo, mas isso não significa que o controle deve ser deixado de lado.
Acompanhar e monitorar de perto os horários da jornada de trabalho possibilita saber o desempenho de cada funcionário durante o mês, servindo de base para o cálculo do salário e dos benefícios.
Ao implementar um sistema de controle das horas trabalhadas é possível fazer uma folha de pagamento mais confiável e organizar melhor as contas, pois ele calcula de forma automática as horas efetivamente trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos, entre outros.